ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

1. Úvodní ustanovení

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují, jakým způsobem společnost Alfaveo.cz s.r.o. (dále jen „Provozovatel“ nebo „Správce“) zpracovává osobní údaje uživatelů služby FaktApp.
Správce se při zpracování osobních údajů řídí:
Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)
Zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
příslušnými účetními a daňovými předpisy.
Používáním Služby Uživatel potvrzuje, že se s těmito Zásadami seznámil.

2. Správce osobních údajů

Alfaveo.cz s.r.o.
IČO: 10701249
DIČ: CZ10701249
Sídlo: Příkop 795/19, Brno, 602 00
E-mail pro ochranu osobních údajů: info@faktapp.cz
Web: https://faktapp.cz

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

V rámci služby FaktApp můžeme zpracovávat následující kategorie údajů:

3.1 Identifikační údaje
jméno a příjmení
obchodní firma (u OSVČ)
IČ, DIČ
fakturační údaje

3.2 Kontaktní údaje
e-mail
telefon
kontaktní adresa

3.3 Uživatelské údaje a údaje o účtu
přihlašovací údaje
IP adresa
logy přístupů
přehled účtů, tarifů, historie využívání Služby

3.4 Údaje vkládané Uživatelem
Tzv. Obsah Uživatele, například:
faktury
daňové doklady
objednávky
nákupní údaje
fotografie dokladů
informace o zákaznících Uživatele
U těchto údajů vystupuje Alfaveo.cz s.r.o. jako zpracovatel, zatímco Uživatel je správcem svých údajů ve smyslu GDPR.

3.5 Technické a analytické údaje
cookie identifikátory
zařízení, prohlížeč
analytická data užití Služby
diagnostické logy

4. Účely a právní základy zpracování 4.1 Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
Zpracování je nezbytné pro:
fungování uživatelského účtu
poskytování cloudové fakturační služby
archivaci dokladů
technickou podporu
zabezpečení účtu

4.2 Plnění zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
Například:
daňová a účetní povinnost
vedení povinné dokumentace

4.3 Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
bezpečnost aplikace
prevence zneužití
zlepšování a optimalizace Služby
marketing Služby pro stávající Uživatele

4.4 Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
Pouze tam, kde je vyžadován, např.:
volitelné newslettery
marketing třetích stran
nepodstatné cookies
Souhlas může Uživatel kdykoliv odvolat.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

5.1 Osobní údaje k účtu
Po dobu trvání smluvního vztahu a 3 roky po jeho ukončení.

5.2 Faktury, doklady, účetní data
Dle zákona minimálně 10 let.

5.3 Cookies a analytické údaje
Dle nastavení cookies – zpravidla 1–24 měsíců.

5.4 Údaje z komunikace se zákazníkem
5 let od vyřešení požadavku.

6. Předávání osobních údajů třetím stranám
Údaje můžeme předávat pouze těmto kategoriím subjektů:
poskytovatelé cloudových služeb a serverů
poskytovatelé platebních služeb
externí účetní/daňoví poradci
právní zástupci
softwaroví dodavatelé (např. AI služby používané pro digitalizaci dokladů)
Všechny subjekty jsou vázány smlouvou o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR.
Osobní údaje nepředáváme mimo EU/EHP, pokud není zajištěna odpovídající úroveň ochrany (např. SCC – Standard Contractual Clauses).

7. Cookies
Používáme následující typy cookies:
Technické (nezbytné) – pro chod aplikace
Preferenční – pro zapamatování nastavení
Analytické – pro vylepšení funkčnosti
Marketingové – pouze na základě souhlasu
Podrobnosti jsou uvedeny v samostatné Cookie Policy.

8. Práva uživatele
Uživatel má dle GDPR následující práva:
8.1 Právo na přístup (čl. 15)
Získat informace o tom, jaké údaje zpracováváme.
8.2 Právo na opravu (čl. 16)
Opravit nepřesné nebo neúplné údaje.
8.3 Právo na výmaz (čl. 17)
„Právo být zapomenut“, není-li jiný právní důvod pro uchování.
8.4 Právo na omezení zpracování (čl. 18)
8.5 Právo na přenositelnost (čl. 20)
Možnost stáhnout data ve strukturovaném formátu.
8.6 Právo vznést námitku (čl. 21)
Proti oprávněnému zájmu nebo marketingu.
8.7 Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) – www.uoou.cz

9. Zabezpečení osobních údajů
Provozovatel používá technická a organizační opatření, např.:
šifrování dat (AES-256, TLS 1.3)
zabezpečené servery v EU
pravidelné zálohování
dvoufaktorová autentizace (pokud je dostupná)
přísná přístupová politika zaměstnanců
auditní logy

10. Zpracování dat pomocí AI
FaktApp může využívat umělou inteligenci pro automatizované zpracování dokladů.
Účelem je digitalizace faktur a extrakce údajů.
Zpracování je asistivní — konečná odpovědnost za obsah zůstává na Uživateli.
AI modely mohou být provozovány třetí stranou v EU nebo v souladu s GDPR.
Žádné rozhodování s právním dopadem se neprovádí výhradně automatizovaně.

11. Postup při porušení zabezpečení
V případě incidentu:
Správce vyhodnotí dopad na osobní údaje
Uloží interní záznam o incidentu
Pokud hrozí vysoké riziko, informuje Uživatele bez zbytečného odkladu
Oznámí incident ÚOOÚ do 72 hodin, pokud to vyžaduje GDPR

12. Změny zásad
Provozovatel může tyto Zásady aktualizovat. O změnách bude Uživatel informován minimálně 14 dní před účinností nového znění.

13. Účinnost
Tyto Zásady jsou účinné dnem zveřejnění.